På samme måde kan du godt have hede drømme om at kunne levere en komplet økonomisk analyse af din virksomhed - på et enkelt PowerPoint slide! Hvis jeg nu bare lige kunne presse grafen over omsætningen ind ved siden af diagrammet over antallet af nye produkter og så formindske overskriften til 28 pkt. – så kan jeg samle det fulde billede. Så lysner jeg lige baggrundsbilledet - og jeg vil få stående ovationer på personalemødet! Men relativt ofte føler du i stedet den uudtalte kedsomhed fylde rummet under præsentationen.
For meget information er nemlig det samme som ingen information. Om du udelader en pointe fra et PowerPoint slide, eller gør skriften så lille at ingen kan se den giver samme resultat. Slidet understøtter ikke din præsentation og det kan ligefrem være at det modarbejder den. Hvis publikum sidder og kniber øjnene sammen og prøver at få mening ud af et slide, så hører de med garanti ikke et ord af det, der bliver fortalt. Eller publikum oplever at oplægsholderen læser op og opgiver slidet. ”Det giver alligevel ikke mening”. I værste fald deler publikum sig i tre grupper. De der HØRER hvad oplægsholderen siger, de der selv LÆSER slidet og så de der mentalt ER ET ANDET STED.
Jeg hører ret ofte denne historie fra deltagere på vores PowerPoint kurser: Chefen eller kollegerne har insisteret på at få en illustration, en graf eller en ekstra sætning presset ind på et slide, selv om det i forvejen er småt med pladsen. Ud over at det kan være sin sag at udfordre ledelsens autoritet, kan det også være svært at udfordre de gode intentioner. De fleste PowerPoint præsentationer bliver formodentlig til med de bedste intentioner om at informere medarbejdere, kolleger eller samarbejdspartnere bedst muligt og fyldestgørende.
Traditionelt har virksomheder og medarbejdere forsøgt at forbedre præsentationer på 2 måder. For det første ved at forbedre designet f.eks. ved at hyre et bureau til at udarbejde en skabelon. For det andet ved at udvikle virksomhedens kompetencer i præsentationsteknik. Og der er mange gode grunde til at gøre begge dele. Det er bare ikke altid at det løser problemerne med PowerPoint præsentationerne. En flot skabelon kan f.eks. sagtens mishandles ved at slides bliver overlæsset med information og animationseffekter.
Jeg har faktiske stor respekt for de kreative mennesker, der dagligt udvikler grafisk design på bestilling og for de som kan holde tale så de bare brænder igennem. Men nu kan vi jo ikke alle sammen være kreative grafiske designere eller karismatiske talere med ”Frank Sinatra-stemme”. Rigtigt mange af os skal holde hverdagspræsentationer om f.eks. salgstal for minimælk i 3. kvartal. Og ofte med meget begrænset tid til forberedelse.
Så hvad kan DU egentlig gøre for i din (tids)pressede hverdag at skabe bedre PowerPoint præsentationer? Med kurset ”Effektiv formidling med PowerPoint” prøver vi at besvare dette spørgsmål. Der er jo, i sagens natur, ikke noget definitivt svar, men jeg mener faktisk at en lille håndfuld ”leveregler”, kan hæve niveauet i dine præsentationer. Prøv følgende regler:
- Brug billeder frem for tekst - så længe de er relevante! Billeder opfattes meget hurtigere end tekst og de er derfor en meget effektiv kommunikationskanal. Af samme grund er billeder, der blive brugt som pynt meget distraherende.
- Brug gerne animationer - men med omtanke! Bevægelse på en skærm fanger omgående opmærksomheden. Animationer der alene bruges for at hæve underholdningsværdien, er for det meste bare irriterende.
Det er naturligvis ikke de eneste og endegyldige regler. Men det er fornuftige refleksioner at gøre, når du i hverdagen skal udarbejde dine præsentationer.
Personligt synes jeg faktisk ikke at et æstetisk design er det vigtigste element i en vellykket PowerPoint præsentation. Et rigtigt dårligt design - f.eks. gul tekst på hvid baggrund kan selvfølgelig ødelægge meget - men det kan, i et vist omfang, reddes med fokus. Omvendt er det vanskeligere at kompensere for manglende fokus bare ved at anvende et godt design. Men selvfølgelig er ingen af yderpunkterne at foretrække.
Som med boligens rum er det nogle gange en god ide at vælge og prioritere hvad du vil. Hvis du har den luksus at have et værelse i overskud så indret det enten som kontor eller som pulterkammer. Hvis du forsøger at gøre det til begge dele, risikerer du at det ikke rigtigt kan bruges til nogen af delene.
Hvad enten det handler om plads, penge eller PowerPoint præsentationer vi nødt til at prioritere - så derfor: En pointe pr. slide – tak.
Jeg kan anbefale dig at kigge på vores Effektiv formidling med PowerPoint kursus, hvis du gerne vil lære at lave rigtig skarpe præsentationer.