Digitale formularer med Adobe Sign

Formularen - som du kender den

Digitale formularer er en integreret del af vores hverdag. Når du skal foretage en online tilmelding, købe ind på nettet, kommunikere med stat og kommune eller booke tid hos frisøren. I det hele taget, hver gang du skal videregive oplysninger om dig selv eller andre, er den digitale formular til stadighed, en af de nemmeste måder at videregive information på.

Formularen er ikke ny - og i takt med internettets udbredelse, opstod behovet for en digital version. PDF-formatet blev en af vinderne i det kapløb. Formatet var velkendt, kunne vises på tværs af platforme og vigtigst af alt; den kunne udfyldes direkte i browseren! PDF-formularen levede det søde liv, da der dengang ikke var de store krav til datasikkerhed, opbevaring og videregivelse af informationer.

Nye tider

2015 lukkede de toneangivende browsere (Chrome, IE, Firefox mfl.) for de plug-ins, der gjorde det muligt at interagere med formularfelterne i en PDF. Nuvel, PDF’en kunne stadig vises i browseren, men formularinteraktionen forsvandt (se den tekniske forklaring ved klik på linket nederst i indlægget).

Mange virksomheder fik travlt med at finde andre løsninger til deres interaktive PDF-formularer og blanketter. Ingen på det marked havde dog den samme brugervenlige ”one-click solution” som Adobe Acrobat, hvorfor flere virksomheder blev nødt til at kode sig ud af problemerne. Sikkert en væsentlig udgift i IT-budgettet, som ikke alle var parate til, men var tvunget til for fortsat at kunne bevare forretningen.

Adobe Sign

HTML5, JavaScript og andre sprog har delvist overtaget disse formularer, men PDF-formularen eksisterer stadig – den er ikke død! Slet ikke efter at Adobe frigav Adobe Sign for år tilbage.

Adobe selv kalder deres Adobe Sign-produkt for en ”skybaseret e-signaturtjeneste”. Ideen er, at du nemt kan sende, underskrive, spore og administrere signaturprocesser via en browser eller mobil enhed. Adobe Sign, først lanceret som Adobe EchoSign, er en del af Adobe Document Cloud og indeholder programmerne: Adobe Acrobat DC, Adobe Sign, Fill & Sign (mobil app) og Adobe Scan (mobil app).

Nye muligheder

Adobe Sign er blevet en del af brugerfladen i Acrobat DC og kan gøre det lettere for dig at indhente underskrifter fra flere personer i samme dokument. Det kan gøres ved at du følger disse 4 trin:

Hent filen i Acrobat DC og vælg Adobe Sign
Indtast e-mailadresser på de modtagere, der skal underskrive eller godkende dokumentet
Indsæt diverse formularfelter såsom: Signaturfelter, checkbokse, datofelter, tekstfelter mfl. Hver felttype har egne egenskaber, hvor du kan angive valideringsregler og om feltet er påkrævet
Dokumentet sendes til underskrivning - og du kan følge hele processen på dit Adobe Sign Dashboard/Home hvor, der føres log og sporing over ændringer i dokumentet

Modtagerne kan underskrive dokumentet enten via computer eller mobil.

Mulighederne med Adobe Sign varierer afhængig af licenstypen. Der findes 4: Enkelt personer, Teams, Virksomheder og Enterprise. Sidstnævnte giver mulighed for integration med Microsoft produkter såsom: Outlook, SharePoint, Dynamics, Teams mfl. Denne licens giver ligeledes mulighed for at integrere formularer direkte på din/jeres hjemmeside, som widget (eller link), da Adobe her leverer Java scriptet til formularen, som kan indlejres på websiden.

Adobe er en stor spiller på markedet, hvad angår formularer og tilhørende services. Vil du vide mere om mulighederne for at lave formularer - i mange forskellige afskygninger - vil jeg anbefale dig at kigge nærmere på nedenstående produkter:

Adobe programmer

Adobe Document Cloud - Adobe Acrobat og Adobe Sign
Adobe Experience Manager (forms) – kan oprette både PDF-, Web- og dynamiske formularer

Microsoft programmer

InfoPath – formularværktøj, kræver SharePoint for at lave webformularer
PowerApps – kan pt. bruges internt/in house og kræver en Office365 Enterprise licens
Forms – simpelt formularværktøj, der kræver minimum en Office365 Pro licens