Når vi har et projekt med forskellige opgaver, der skal udføres, kan opgaverne sagtens listes op i Excel, hvilket mange allerede gør i stor stil. Men hvis disse opgaver, indeholder en startdato, anslået varighed, eventuelle afhængigheder mellem opgaverne og hvilke personer, der skal udføre dem, er Microsoft Project et rigtig godt alternativ til Excel. Microsoft Project er skabt til at holde styr på mange forskellige og relevante variabler i et projekt på en overskuelig og fleksible måde med mange muligheder for styring og rapportering.
I Microsoft Project, som nærmest ligner et Excel-ark, får du muligheden for at se dine opgaver afspejlet over tid i en grafisk form, kaldet et Gannt-diagram. Her vil det også være synligt hvilken rækkefølge opgaverne skal håndteres i, da man typisk sammenkæder opgaver. Det er kun i sjældne tilfælde, at alle opgaver skal laves på samme tid, da det i givet fald, skulle udføres af forskellige personer. De samme personer vil logisk skulle håndtere flere opgaver i projektet, men i givet fald over længere tid.
Eksempel: Bygning af et hus
Ved bygning af et hus, skal der først graves render, så skal der støbes et fundament - med efterfølgende tørretid, så skal skelettet opsættes, spær skal rejses og tag monteres. Her er rækkefølgen vigtig og opgaverne skal tilmed løses af forskellige typer af håndværkere. Når først råhuset er opført, vil der efterfølgende kunne udføres mange samtidige opgaver.
Flere samtidige opgaver kunne være montering af udvendig facade, udvendige døre og vinduer, el trækkes og indvendige vægge beklædes. I Microsoft Project findes muligheden for at definere forskellige afhængigheder mellem opgaver. Typisk at den forrige opgave skal afsluttes, før den næste påbegyndes eller opgaven kan starte samtidigt med en anden. I nedenstående figur, er Indvendige vægge sat til at kunne starte 50% før, at opgaven El trækkes er færdig - sådan kan en afhængighed også sættes op. Project beregner løbende en slutdato, for hvornår vi forventer at være færdige, uanset hvad vi skruer på af varighed og afhængighedstyper.
Der findes rigtigt mange indstillinger for den enkelt opgave og du kan ligeledes vælge, om du ønsker at fokusere på økonomi; primært lønninger og materiale udgifter, eller det er ren opgavestyring.
Hvad er omkostnings-afvigelsen indtil nu?
Der findes yderligere en masse standardvisninger og rapporter som kan give et overblik over, hvordan projektet skrider frem. Fokus i en standardrapport kunne være på varigheder, økonomi eller håndværkere.
- Hvilke opgaver er forsinkede?
- Hvor mange opgaver er 100% færdige?
- Hvad udgør de samlede omkostninger indtil nu?
- Hvad er status for alle vores håndværkere - hvem er færdige?
- Hvor mange timer er der brugt på projektet og hvor mange har vi igen?
- Hvad er der pr. 1. april brugt på lønninger
- Hvilke opgaver har den største afvigelse i forhold til udgangspunktet?
En anden fordel ved Microsoft Projekt er, at når der sker en fremdrift i projektet og man ændrer på hvor langt de enkelte opgaver er eller har igen, kan man gemme de oprindelige værdier og altid sammenholde med de nye og opdaterede værdier. Hvis nu opgaven Montering af tag var sat til 3 dage, men tog 5 dage, hvad var så varighedsafvigelsen og omkostningsafvigelsen? Det kan også være at vi gerne vil se afvigelsen for en hovedopgave eller for hele projektet.
Et andet klassisk eksempel er, at når vi tildeler flere håndværkere til en af opgaverne, f.eks. montering af vinduer, så vil det tage kortere tid. Endnu en udfordring som Project kan sættes op til at håndtere som standard.
Konklusion
Så hvis du arbejder med projekter og planlægning bør du overveje at give Excel en pause og bruge Microsoft Project i stedet for. Dette bliver kun forstærket jo større projektet er. Her hos 4D A/S har vi naturligvis de Microsoft Project kurser, som du skal bruge, hvis du vil tage din projektstyring til næste niveau.
+45 33 14 71 44
