Power BI 2 typer rapporter

Power BI Desktop eller i Power BI online portal (cloud)

Dette en den type rapport, som langt de fleste kender, og udvikles enten i Power BI Desktop eller i Power BI online portal (cloud). Her er det muligt nemt at udvikle dashboard-lignende rapportsider med en lang række interaktive effekter, som for eksempel tooltip pages, drill-down, drillthrough og navigation mellem sider. Disse rapporter er velegnede til at præsentere data grafisk og til det der kaldes ”story telling”. Men hvis du har behov for rapporter, som ofte skal udskrives eller eksporteres til andre formater, har denne type rapporter en række begrænsninger. Kort forklaret er det sådan, at der ved udskrivning af en Power BI rapport kun vises det, der ses på den pågældende side. Indeholder siden for eksempel en tabel med en slider (scroll bar) ses det skjulte data ikke og det samme gælder ved eksport til for eksempel PDF-format.

Power BI Report Builder

Det er rapporter oprettet med værktøjet Power BI Report Builder. Her udvikles rapporter, hvor siderne er fortløbende på samme måde som i for eksempel et Word-dokument. Disse rapporter kaldes sideinddelte (paginated) rapporter og er tilpasset en ønsket sidestørrelse som for eksempel A4. Her vises alt data ved udskrivning og om nødvendigt fordeles dette over flere sider. Dette gælder også ved eksport af data og her er det muligt at eksportere rapporten til både PDF, Word og Excel. Og det er også muligt at konfigurere automatisk levering af en rapport som e-mail i et af de førnævnte formater.

Denne type rapport kan også anvende datamodeller, der er oprettet i Power BI og på den måde kan mulighederne for at kombinere og forberede data i Power Query udnyttes.

Konklusion

Bundlinjen er, at de to typer rapporter kan supplere hinanden og kan placeres i samme mappe på jeres lokale Server eller i samme Workspace online.

Men så går jeg vel glip af alt det sjove i rapporten?

Noget af det ovennævnte ja, men det er også muligt at anvende både grafer og interaktivitet som for eksempel parametre, drill-down, drillthrough og tooltips. Faktisk er det sådan, at du på visse områder har flere formateringsmuligheder end i Power BI.

Skal jeg anvende sideinddelte rapporter?

Hvis dit behov er rapporter, hvor du i høj grad arbejder med tabeller og disse skal udskrives eller eksporteres til Excel, så er Power BI Report Builder sandsynligvis det rigtige værktøj. Det er ikke alt, der kan og skal udvikles med Power BI. Så du skal bare huske, at du har fået endnu et værktøj i værktøjskassen og du skal bare vælge det rigtige til opgaven.

Det bliver dyrt i licenser?

Nej. Det bliver med al sandsynlighed ikke en højere omkostning for dig og din organisation i forhold til licenser. Microsoft besluttede i slutningen af 2022, at det nu kun kræver en pro licens at publicere og dele rapporter udviklet med Power BI Report Builder i Power BI portalen. Tidligere krævede det en premium licens. Dermed signalerer Microsoft, at de absolut fokuserer på sideinddelte rapporter i fremtiden uanset, hvor gammeldags disse må synes for nogen.