Har man ikke stor erfaring i at oprette databaser, så er det at oprette en ny database en stor og kompliceret udfordring.
Det forudgående arbejde, med at undersøge behov og med at få designet databasens tabeller, er tidskrævende og utroligt vigtigt for databasens fremtidige funktion og virkemåde. Hvis tabellerne først er fyldt med data, når du indser at de ikke er designet korrekt, kan det føre til at hele arbejdet skal laves om.
Databasedesign er en vanskelig kunst - men valget af database er også vigtigt.
Access databasens plusser
For mange, der skal bygge deres første database, er Microsoft Access det første valg. Dels fordi det, som en del af Microsoft Office Pakken, er installeret på deres PC, og dels fordi der er gjort en stor indsats for at gøre databasen brugervenlig med mange guides, der kan hjælpe brugeren.
Skulle jeg uddele plusser og minusser til diverse databaser, så vil Access helt klart få plusser for dens brugervenlighed. Den vil ligeledes få plusser for at være et komplet værktøj med både tabellag, forespørgselslag og rapporteringslag - samlet i ét og samme værktøj.
Til listen af plusser, kan føjes andre punkter. Databasen er ganske hurtig. Den er lokal filbaseret og den kræver ikke IT-afdelingens hjælp eller medvirken i oprettelsen. Efter sådan en stribe af plusser, så må der jo også være nogle minusser ved Access databasen.
Access databasens minusser
Det største minus ved Access databaser er at der ikke er mulighed for at styre adgangsrettigheder. Når databaser anvendes i virksomheden, er dette oftest meget kritisk. Ikke alle må få adgang til alt! At databasen er lokal og filbasseret er ligeledes et minus.
Det gode mod det onde
Inden jeg går i gang med at vælge hvilken database jeg vil bruge, så vil jeg se på hvad det er for en opgave jeg skal løse.
Det er sjældent at finde et universalværktøj, der kan bruges til alle arbejdsopgaver. Om det bliver plusserne der vinder i mit valg af database eller det bliver minusserne, bliver altså et spørgsmål om hvad det er for en opgave, der skal løses.
Når jeg spørger ind til kravene til den nye database, der skal oprettes, så er der selvfølgeligt mange forskellige spørgsmål. Et af nøglespørgsmålene er, om der skal være flere brugere af databasen og om man kan forestille sig, at der skal være forskel på hvad de forskellige brugere af databasen skal kunne foretage sig i databasen. Særligt på spørgsmålet om: Skal alle kunne slette og ændre data, bliver der ofte svaret ”Nej”. Dette svar, er det der er afgørende for mit valg / fravalg af database. Hvis svaret er ”Nej”, så udelukker det simpelthen Access! Så klart og tydeligt er det. Hvis svaret er ”Ja”, så bliver det alle de andre spørgsmål, der kommer til at afgøre valget af database.
Alternativer til Access databaser
Når vi nu har fravalgt Access, hvad kan så vælges i stedet? Et naturligt valg vil være at vælge en Server baseret database, som f.eks. Microsoft SQL Server.
Ofte er der i virksomheden allerede én eller flere SQL Servere kørende, så det mest naturlige vil være at oprette en ny database på én af disse. Hvis du ikke har adgang til en SQL Server, så kan du gratis downloade og installere en MS SQL Server Express, og installere den lokalt på din PC. Uden at gå i detaljer, så er denne udgave af SQL Server rigelig til langt de flestes behov.
Med denne løsning har virksomhedens brugere fået adgang til data i databasen, og IT-afdelingen har fået hånd i hanke med hvem, der har adgang til data. De sikrer jo også at der altid er backup af data. Alt i alt, så er dette en løsning mange virksomheder vil foretrække.
Nu har vi valgt en løsning, der teknisk gør IT-afdelingen og resten af virksomheden glade, men der er også ulemper ved denne løsning. Hvis du ser på skitsen af hvordan en SQL Server er opbygget, så kan du se at den totalt mangler et rapporteringslag.
Netop rapporteringslaget i Access var én af årsagerne til at så mange valgte at bruge en Access database. Det var hurtigt og nemt at lave rapporter til print, og hurtigt at lave formularer til indtastning og visning af data. Særligt indtastningen af data er en stor opgave hvis data ligger på en SQL Server. Det vil i de fleste situationer kræve en programmør, der kan udvikle et værktøj til indtastning af data.
Kompromiset mellem Access og SQL Server
Når du føler at du er havnet mellem to stole, og ikke synes at hverken den ene eller anden løsning passer til din situation, så er det måske på tide at se efter mulige kompromisser. Du vil gerne selv kunne lave databasen, du vil gerne slippe for at skulle have udviklere til at lave noget for dig - men du vil også at dine data bliver beskyttet ordentligt. Ved at kombinere det bedste fra de to verdener kan du faktisk nå langt, og du har ikke låst dig fast i en løsning, der ikke kan vokse.
Delte databaser
Udtrykket front-end / back-end databaser eksisterer og anvender Access med hensyn til at flere brugere skal kunne bruge den samme database OG have forskellige brugerflader i databasen.
Udgangsdatabasen splittes i to, så den ene database kun indeholder tabeller og den anden database indeholder formularer, forespørgsler og evt. VBA-kode. Front-end databasen kommunikerer nu med Back-end databasens tabeller via ODBC.
Med denne fremgangsmåde kan du vælge at lade Back-end databasen være af en anden type end Front-end databasen, eftersom der findes ODBS drivere til nærmest alle typer af data lager.
Med Access som Front-end database og SQL Server som Back-end database, kan du få det bedste fra begge verdener. Access giver dig en hurtig og nem mulighed for at udarbejde diverse rapporter og enkle formularer til indtastning af data. SQL Serveren giver dig mulighed for at give forskellige rettigheder til dine data, og giver dig mulighed for at dine data, i almindelighed, lettere kan integreres i virksomhedens data.
Konklusion
Så det enkle spørgsmål om hvilken database jeg vil råde en kunde til at anvende i et databaseprojekt, er ikke så simpelt. Mange IT-folk anser Access databaser som uønskede i virksomheden - hvilket kan være meget forståeligt - men til visse opgaver er det absolut en god database. Brugt som Front-end til en SQL Server database, er Access et superværktøj, der absolut kan anbefales!
Relevante kurser
Datamodellering og design kurser
Access kurser
SQL Server kurser
SQL kurser
+45 33 14 71 44
